Робота з документами
“BAS Документообіг КОРП” дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає “Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997”, постанові КМУ “Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах”. Для карток документів, процесів і завдань передбачені спеціальні інструкції, що полегшують знайомство і роботу з цими об’єктами. У комплект поставки вже входить 45 готових інструкцій.
Зберігання та права доступу
У програмі “BAS Документообіг КОРП” внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.
Структура папок може формуватися відповідно з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.
Додатково до цього всі дані інформаційної бази “BAS Документообіг КОРП” обмежуються правами доступу залежно від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій і питань діяльності.
Допускається призначення як дозвільних, так і забороняючих прав, що дозволяє легко підтримувати політику безпеки в актуальному стані. Реалізовано звіт, що дозволяє перевірити назначені права і дозволи для уникнення надання незапланованого доступу до конференційної інформації.
Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.
Реєстрація вхідних і вихідних документів
“BAS Документообіг КОРП” дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.
Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типових інструкцій і традицій вітчизняного діловодства. При реєстрації підтримується друк штрих-кодів та реєстраційних штампів.
Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:
- запуск автоматизованої процедури (бізнес-процесу) розгляду документів і подальшої постановки на контроль
- оповіщення виконавців
- підтримка регламентованих термінів виконання документів
- формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення
- подальше формування звітів по надходженню і виконанню документів, по простроченим документам
Облік звернень громадян
У “BAS Документообіг КОРП” передбачена реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України №393/96-ВР від 02.10.1996 “Про звернення громадян”.
Передбачений облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.
Для роботи із зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить усі звернення громадян, історію листування та іншу супровідну інформацію по ним. Для аналізу та контролю виконання звернень громадян використовуються звіти “Виконання звернень громадян”, “Структура звернень за період”, “Динаміка кількості звернень”, “Список звернень громадян”.
Облік договорів
В “BAS Документообіг КОРП” автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:
- підготовка проекту договору
- узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє
- облік всіх пов’язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди
- облік і контроль термінів дії договорів
- автоматичне продовження термінів дії по правилам, зазначеним у договорі
- багатовалютний облік сум договорів
- робота з багатосторонніми договорами
- облік і контроль виконання фінансових зобов’язань за договором
- контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура
- контроль повернення переданих примірників документів за договором
- розірвання договору
Реєстрація договорів відбувається з допомогою реєстраційної картки договору, яка має значно розширений список реквізитів в порівнянні з іншими типами документів, наприклад реквізити для зберігання термінів дії договору, сум, правил оподаткування та інші. Також картка договору включає табличну частину для ведення товарної специфікації договору.
Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як “Список укладених договорів”, “Договори, в яких закінчуються терміни дії”, “Супровідні документи за договором”, “Динаміка кількості укладених договорів”, “Динаміка сум укладених договорів”, “Договори, що розірвані”.
Сканування
В “BAS Документообіг КОРП” передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється у формати jpg, pdf та tif, серед іншого і багатосторінковий.
Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.
Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук у розпізнаних документах.
Автоматичне завантаження файлів з каталогу
Програма вміє автоматично завантажувати файли з вказаного каталогу в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з’являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в потрібну папку Документообігу із збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються і можуть бути негайно залучені в документообіг підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами та іншими додатками.
Електронна пошта
Вбудована в “BAS Документообіг КОРП” внутрішня пошта дозволяє:
- Надсилати електронною поштою безпосередньо з програми будь-які документи або файли
- Завантажувати вхідні або внутрішні документи з електронної пошти
- При використанні ЕЦП, відправляти і приймати підписані і зашифровані файли
- Шукати листи за реквізитами і за допомогою швидкого пошуку, шукати в серед іншого, і по текстовому змісту листів
- Крім того, програма автоматично відстежує пошту і виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, при надходженні нових листів. Якщо за листом було листування, то програма повідомляє про це, виводячи гіперпосилання в області читання та картці листа
Виконання завдань по пошті
Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що автоматично розсилаються програмою.
Перегляд, редагування та контроль версій
Для перегляду і редагування документів “BAS Документообіг КОРП” використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп’ютерах користувачів.
Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на “робочому столі”; користувач бачить перелік, документів, що редагуються, і перелік невиконаних задач, передбачено налаштування “Робочого столу” з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи окремого розділу.
“BAS Документообіг КОРП” забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.
При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати і часу створення.
Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.
Шаблони документів і файлів
В “BAS Документообіг КОРП” користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.
При створенні нового документа з шаблона його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.
Штрихкодування документів
В “BAS Документообіг КОРП” всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:
- роздрукувати на окремому аркуші
- роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа
- роздрукувати на наклейці
- вставити в електронний документ як зображення
Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.
Друк реєстраційних штампів документів
В “BAS Документообіг КОРП” користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрих-код. Реєстраційний штамп може друкуватися як на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.
Зв’язки між документами
В “BAS Документообіг КОРП” передбачені стандартні зв’язки між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації відповідних документів. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв’язки між документами і вказати правила використання цих зв’язків для видів документів. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні і двосторонні зв’язки. Реалізовано зручне відображення всіх документів, які стосуються кореспондента з катерегізацією на вхідні, вихідні та внутрішні документи.
Документи кореспондента
На окремій вкладці картки кореспондента відображається історія листування з кореспондентом.
Листування з кореспондентом
Для будь-якого документу можна побачити його зв’язки, тобто пов’язані документи.
Ієрархія зв’язків документу
Є можливість вивести структуру зв’язків документу у вигляді інформативного звіту, де є також можливість додаткового відбору за типом зв’язків та глибиною вкладеності зв’язків.
Структура зв’язків документу
Кілька резолюцій в документах
У картці документа “BAS Документообіг КОРП” можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом “Розгляд” або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій.
Передбачена можливість завіряти резолюції електронним підписом (ЕП). Необхідність підписання резолюцій визначається правилами документообігу, встановленими на підприємстві.
Переадресування вхідних документів
У програмі “BAS Документообіг КОРП” можна враховувати перенаправлення вхідних документів у сторонні організації, а також отримання перенаправлених вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання перенаправлених документів.
Контроль переданих документів
Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.
